Privacy Policy for LusoDutch Employer Branding and Recruitment

Publication date: 07-06-2024

At LusoDutch, we manage our employer branding and recruitment process through our career site (the "Career Site") and using a related candidate tracking system.

In this privacy policy, we explain how we process your personal data if you:

• Visit our Career Site (as a "Visitor")
• Connect with us through our Career Site, to create a profile with us and receive information about current or future vacancies with us (as a "Connecting Candidate")
• Apply for a position with us, through our Career Site or a third-party service (as an "Applying Candidate")
• We collect information about you from other parties, sites and services, as we believe your profile is of interest for our current or future vacancies (as an "Obtained Candidate")
• We receive information about you from our employees or partners, as they believe your profile is of interest for our current or future vacancies (as a "Recommended Candidate")
• We receive information about you from a Candidate, who indicates you as their reference (as a "Reference")

This privacy policy also describes the rights you have when we process your personal data and how you can exercise those rights.

When we use the term "Candidate" in this privacy policy, we are referring to each of the Connecting Candidates, Applying Candidates, Recruited Candidates and Recommended Candidates, unless otherwise indicated.

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1. About the processing of personal data

Personal data is all information that can be directly or indirectly associated with a living, physical person. Examples of personal data are: name, email address, telephone number and IP address. The processing of personal data is any automated use of personal data, such as the collection, creation, analysis, sharing and deletion of personal data.

There are laws and regulations about how companies may process personal data, so-called data protection laws. Different data protection laws apply to different types of use of personal data and in different parts of the world. An example of a data protection law that is relevant for our use of your personal data as described in this privacy policy is the EU General Data Protection Regulation (2016/679, "GDPR").

Most obligations under the GDPR apply to the so-called data controller. A data controller is the entity that decides for what purposes personal data will be processed and how the processing will be executed. The data controller may use a so-called data processor. A data processor is an entity that is only allowed to process personal data as instructed by the data controller and cannot use the personal data for its own purposes.

We are the data controller when we process your personal data as described in this Privacy Policy.

2. What personal data do we process?

All individuals

• Device information - If you visit our Career Site, we will collect information about your device, such as IP address, browser type and version, session behaviour, traffic source, screen resolution, preferred language, geographic location, operating system and device settings/usage.
• Technical and statistical data - If you visit our Career Site, we will collect technical and statistical data about your use of the site, such as information about the URLs you visit and your activity on the site.
• Communication data - We will collect and store your communication with us, including the information you provided in the communication. This may include the content of e-mails, video recordings, messages on social media, the information you add to your account with us, surveys, etc.
• Contact details - Such as your name, e-mail address, telephone number and physical address.

Candidates

• Interview, assessment and other recruitment process information - Such as interview notes with you, assessments and tests taken, salary requirements.
• Information in your application - Such as your CV, cover letter, work samples, references, letters of recommendation and educational qualifications.
• Information from your public profile - Means the information we collect about you from public sources related to your professional experience, such as LinkedIn or your current employer's website.
• Information provided by references - Means the information we receive from our employees or partners who have referred you to us, or from the people you have indicated as your references.

3. Where do we receive your personal data from?

All individuals

• From the Career Site. If you visit our Career Site, we collect technical and statistical information about how you use the Career Site and information on your device.
• Directly from you. Most of the information we process about you, we receive directly from you, for example when you apply for a position with us or connect with us. You may always choose not to provide us with certain information. However, some personal data is necessary for us to process your application or provide you with the information you have requested from us.

References

• From the person for whom you are a reference. If a Candidate indicates you as a reference, we will collect your contact information from the Candidate so we can contact you.

Candidates

• From public sources. We may collect personal data about you from public sources, such as LinkedIn or your current employer's website.
• From our references. We may receive information about you from our employees or partners (such as recruitment service providers), when they consider your profile to be of interest for our current or future vacancies.
• From your references. If you provide us with references, we may collect information about you from them.
• Data that we create ourselves or in collaboration with you. Information about your application and profile is normally created by us, or by us in collaboration with you, during the recruitment process. They may, for example, include interview notes with you, assessments and tests taken.

4. For what purposes do we process your personal data?

• Protect and enforce our rights, interests and the interests of third parties, for example in the context of legal proceedings.
• Share your personal data with other recipients, for the purposes mentioned in Section 5 below.
• Collect information about your use of the Career Site, using cookies and other tracking technologies, as described in our Cookie Policy.
• Maintain, develop, test and ensure the security of the Career Site.
• Analyse how the Career Site and its content are being used and their performance, to obtain statistics and improve operational performance.
• Provide you with updates on vacancies with us.
• Review profiles and applications sent to us. This also includes communicating with you about your application and profile.
• Collect and assess your professional profile on our own initiative. This also includes communicating with you regarding your profile.
• Contact you directly about specific and future vacancies in our company.
• Record the interview(s) with you.
• Contact you to request your participation in surveys.
• Contact you to ask you to provide information about a Candidate and evaluate the information you provide.

5. Who do we share your personal data with?

• Our service providers. We share your personal data with our suppliers who provide services and features in our employer branding and recruitment process.
• Companies in our group. We share your personal data with companies in our group, when they provide us with services and features for our employer branding and recruitment process, such as access to specific systems and software.
• Companies that provide cookies on the Career Site. If you give your consent, cookies are set by companies other than us, who will use the data collected by these cookies in accordance with their own privacy policy.
• To authorities and other public actors - when we are ordered to do so. We will share your personal data with authorities and other public actors when we are legally obliged to do so.
• To parties involved in legal proceedings. If necessary to protect or defend our rights, we share your personal data with public authorities or other parties involved in a potential or existing legal proceeding.
• Mergers and acquisitions, etc. In the context of a potential merger, sale of company assets, financing or acquisition of all or part of our business by another company, we may share your personal data with other parties involved in the process.

6. On what legal bases do we process your personal data?

In order for us to process your personal data, we need to have a so-called legal basis. A legal basis is a reason for processing personal data that is justified under the GDPR.

When we process your personal data for the purposes described in this Privacy Policy, the legal basis on which we rely is usually that the processing is necessary for our legitimate interest in being able to recruit talent with the relevant competence for us. We have concluded that we have a legitimate interest in being able to carry out the processing of personal data for this purpose; that the processing is necessary to achieve that purpose; and that our interest outweighs your right not to have your data processed for this purpose.

You can contact us for more information about how this assessment was made. See Sections 9 and 10 below for our contact details.

There may be specific circumstances where processing only takes place if and when you give your consent to the processing. This is the case, for example, if we intend to record an interview with you. See Section 9 below for more information on your right to withdraw consent.

7. When do we transfer your personal data outside the EU/EEA and how do we protect it?

We always try to process your personal data within the EU/EEA area.

However, some of our service providers process your personal data outside the EU/EEA. We also use suppliers whose parent company, or the parent company of a subcontractor, is based outside the EU/EEA. In these cases, we have taken into account the risk that personal data may be disclosed in countries outside the EU/EEA, for example due to a request from an authority.

When we, or one of our suppliers, transfer your personal data outside the EU/EEA, we ensure that a safeguard recognised by the GDPR is used to enable the transfer.

8. How long do we keep your personal data?

All individuals

If we process your personal data for the purpose of being able to protect and enforce our rights, we will retain your personal data until the relevant legal issue has been fully and finally resolved.

Visitors

We retain your personal data for one (1) year for security reasons. The retention periods for cookies are set out in our Cookie Policy. We retain your personal data to analyse the performance of the Career Site for the period during which we retain personal data about you for other purposes.

Candidates

If you are a Connecting Candidate (only), we retain your personal data for as long as you remain connected with us.

For other types of Candidates, we retain your personal data to decide whether you are a suitable candidate for the relevant vacancy(ies) in our company.

If you are unsuccessful in the initial recruitment process, we will keep your personal data for as long as necessary to consider, and potentially contact you, for future relevant job vacancies.

9. What rights do you have and how can you exercise them?

If you wish to exercise any of the rights set out here, we suggest that you:

• Visit the Data and Privacy page on our Career Site, where we provide features that allow you to exercise your rights;
• Log in to your account with us, where you can use the account settings to exercise your rights; or
• Contact us directly at recruitment@lusodutch.com.

Right to be informed - You have the right to be informed about how we process your personal data.

Right of access to your personal data - You have the right to know whether we process personal data about you and to receive a copy of the data we process about you.

Right to request the transfer of your personal data to another recipient ("data portability") - You may request a copy of the personal data concerning you that we process for the performance of a contract with you, or based on your consent, in a structured, commonly used and machine-readable format.

Right to have your personal data deleted ("right to be forgotten") - In some cases, you have the right to ask us to delete your personal data.

Right to object to our processing of your personal data - You have the right to object to the processing of your personal data that is based on our legitimate interest, referring to your personal circumstances.

Right to restrict processing - If you consider that the personal data we process about you is inaccurate, that our processing is unlawful, or that we do not need the information for a specific purpose, you have the right to request that we restrict the processing of that personal data.

Right to rectification - You have the right to request that we rectify inaccurate information and complete information about you that you consider incomplete.

Right to withdraw your consent - When we process your personal data on the basis of your consent, you have the right to withdraw that consent at any time.

Right to lodge a complaint - If you have complaints about our processing of your personal data, you may lodge a complaint with the data protection authority in the Netherlands.

10. Who can you contact for comments or questions?

If you wish to contact us to exercise your rights, or if you have any questions, comments or concerns about how we handle your personal data, you can contact us by sending an email to recruitment@lusodutch.com.

11. Updates to this Privacy Policy

We update this privacy policy whenever necessary - for example, because we start processing your personal data in a new way, because we want to make the information even clearer for you, or if it is necessary to do so to comply with applicable data protection laws.

We advise you to check this page regularly for any changes. You can always see at the top of this page when this privacy policy was last updated.

Política de privacidade para a marca empregadora e recrutamento Lusodutch

Data de publicação: 07-06-2024

Na Lusodutch gerimos a nossa marca empregadora e o nosso processo de recrutamento através do nosso sítio de carreiras (o "Site de Carreiras"), e utilizando um sistema de acompanhamento de candidatos relacionado.

Nesta política de privacidade, explicamos como processamos os seus dados pessoais se:

• Visita o nosso Site de Carreiras (na qualidade de "Visitante")
• Conecta-se connosco através do nosso Site de Carreiras, para criar um perfil connosco e receber informações sobre vagas atuais ou futuras connosco (na qualidade de "Candidato que se Conecta")
• Candidata-se a um cargo connosco, através do nosso Site de Carreiras ou de um serviço de terceiros (sendo um "Candidato que se Candidata")
• Recolhemos informações sobre si a partir de outras partes, sites e serviços, uma vez que acreditamos que o seu perfil é de interesse para as nossas vagas atuais ou futuras (na qualidade de "Candidato Obtido")
• Recebemos informações sobre si dos nossos funcionários ou parceiros, uma vez que estes acreditam que o seu perfil é de interesse para as nossas vagas atuais ou futuras (na qualidade de "Candidato Recomendado")
• Recebemos informações sobre si de um Candidato, que o indica como sua referência (sendo você uma "Referência")

Esta política de privacidade também descreve os direitos que lhe assistem quando processamos os seus dados pessoais e como pode exercer esses direitos.

Quando utilizamos o termo "Candidato" na presente política de privacidade, estamos a referir-nos a cada um dos Candidatos que se Conectam, Candidatos que se Candidatam, Candidatos Recrutados e Candidatos Recomendados, salvo indicação em contrário.

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1. Sobre o tratamento de dados pessoais

Dados pessoais são todas as informações que podem ser direta ou indiretamente associadas a uma pessoa viva e física. Exemplos de dados pessoais são: nome, endereço eletrónico, número de telefone e endereço IP. O processamento de dados pessoais é qualquer utilização automatizada de dados pessoais, como a recolha, criação, análise, partilha e eliminação de dados pessoais.

Existem leis e regulamentos sobre a forma como as empresas podem processar dados pessoais, as chamadas leis de proteção de dados. Diferentes leis de proteção de dados aplicam-se a diferentes tipos de utilização de dados pessoais e em diferentes partes do mundo. Um exemplo de uma lei de proteção de dados que é relevante para a nossa utilização dos seus dados pessoais, conforme descrito nesta política de privacidade, é o Regulamento de Proteção de Dados da UE (2016/679, "RGPD").

A maioria das obrigações ao abrigo do RGPD aplica-se ao chamado controlador de dados. Um controlador de dados é a entidade que decide para que fins os dados pessoais serão processados e como o processamento será executado. O controlador de dados pode recorrer ao chamado processador de dados. Um processador de dados é uma entidade que só tem permissão para processar dados pessoais conforme instruído pelo controlador de dados e não pode usar os dados pessoais para seus próprios fins.

Somos o controlador de dados quando processamos os seus dados pessoais conforme descrito nesta Política de Privacidade.

2. Que dados pessoais tratamos?

Todos os indivíduos

• Informações sobre dispositivos - Se visitar o nosso Site de Carreiras, recolheremos informações sobre o seu dispositivo, tais como o endereço IP, o tipo e a versão do browser, o comportamento da sessão, a origem do tráfego, a resolução do ecrã, o idioma preferido, a localização geográfica, o sistema operativo e as definições/utilização do dispositivo.
• Dados técnicos e estatísticos - Se visitar o nosso Site de Carreiras, recolheremos dados técnicos e estatísticos sobre a sua utilização do site, tais como informações sobre os URLs que visita e a sua atividade no site.
• Dados de comunicação - Recolheremos e armazenaremos a sua comunicação connosco, incluindo as informações que forneceu na comunicação.
• Dados de contacto - Como o seu nome, endereço de e-mail, número de telefone e endereço físico.

Candidatos

• Dados de entrevistas, avaliações e outras informações do processo de recrutamento - Como notas de entrevistas consigo, avaliações e testes feitos, requisitos salariais.
• Informações na sua candidatura - Como o seu CV, carta de apresentação, amostras de trabalho, referências, cartas de recomendação e habilitações literárias.
• Informações do seu perfil público - Significa as informações que recolhemos sobre si a partir de fontes públicas relacionadas com a sua experiência profissional, como o LinkedIn ou o site do seu empregador atual.
• Informações fornecidas por referências - Significa as informações que recebemos dos nossos funcionários ou parceiros que o encaminharam para nós, ou pelas pessoas que indicou como suas referências.

3. De onde recebemos os seus dados pessoais?

Todos os indivíduos

• Do Site de Carreiras. Se visitar o nosso Site de Carreiras, recolhemos informações técnicas e estatísticas sobre a forma como utiliza o Site de Carreiras e informações no seu dispositivo.
• Diretamente de si. A maior parte das informações que processamos sobre si, recebemos diretamente de si, por exemplo, quando se candidata a uma posição connosco ou se conecta a nós.

Referências

• Da pessoa para quem é uma referência. Se um Candidato o indicar como referência, recolheremos os seus dados de contacto do candidato para o podermos contactar.

Candidatos

• De fontes públicas. Podemos recolher dados pessoais sobre si a partir de fontes públicas, como o LinkedIn ou o site do seu empregador atual.
• Das nossas referências. Podemos receber informações sobre si dos nossos funcionários ou parceiros (tais como prestadores de serviços de recrutamento), quando considerarem que o seu perfil é de interesse para as nossas vagas atuais ou futuras.
• Das suas referências. Se nos fornecer referências, podemos recolher informações sobre si a partir delas.
• Dados que nós próprios criamos ou em colaboração consigo. As informações sobre a sua candidatura e perfil são normalmente criadas por nós, ou por nós em colaboração consigo, durante o processo de recrutamento.

4. Para que fins tratamos os seus dados pessoais?

• Proteger e fazer valer os nossos direitos, interesses e os interesses de terceiros, por exemplo, no âmbito de ações judiciais.
• Partilhar os seus dados pessoais com outros destinatários, para os fins mencionados na Secção 5 abaixo.
• Recolha de informações sobre a sua utilização do Site de Carreiras, utilizando cookies e outras tecnologias de rastreio, tal como descrito na nossa Política de Cookies.
• Manter, desenvolver, testar e garantir a segurança do Site de Carreiras.
• Análise da forma como o Site de Carreiras e o seu conteúdo estão a ser utilizados e o seu desempenho, para obter estatísticas e melhorar o desempenho operacional.
• Fornecer-lhe atualizações sobre vagas connosco.
• Revisão de perfis e candidaturas que nos são enviadas. Isto também inclui a comunicação consigo sobre a sua candidatura e perfil.
• Recolha e avaliação do seu perfil profissional por nossa própria iniciativa. Isto também inclui a comunicação consigo relativamente ao seu perfil.
• Contactá-lo diretamente sobre vagas específicas e futuras na nossa empresa.
• Gravar a(s) entrevista(s) consigo.
• Contactá-lo para solicitar a sua participação em inquéritos.
• Contactá-lo para lhe pedir que forneça informações sobre um Candidato e avaliar as informações que fornecer.

5. Com quem partilhamos os seus dados pessoais?

• Os nossos prestadores de serviços. Partilhamos os seus dados pessoais com os nossos fornecedores que prestam serviços e funcionalidades no nosso processo de marca empregadora e recrutamento.
• Empresas do nosso grupo. Partilhamos os seus dados pessoais com as empresas do nosso grupo, quando estas nos fornecem serviços e funcionalidades para o nosso processo de marca empregadora e recrutamento.
• Empresas que fornecem cookies no Sítio de Carreiras. Se der o seu consentimento, os cookies são definidos por outras empresas que não nós.
• Para autoridades e outros intervenientes públicos - quando tal nos for ordenado. Partilharemos os seus dados pessoais com autoridades e outros intervenientes públicos quando tivermos a obrigação legal de o fazer.
• Às partes envolvidas em processos judiciais. Se necessário para proteger ou defender os nossos direitos, partilhamos os seus dados pessoais com as autoridades públicas ou com outras partes envolvidas num processo judicial potencial ou existente.
• Fusões e aquisições, etc. No âmbito de uma potencial fusão, venda de ativos da empresa, financiamento ou aquisição de toda ou parte da nossa atividade a outra empresa, podemos partilhar os seus dados pessoais com outras partes envolvidas no processo.

6. Em que bases legais processamos os seus dados pessoais?

Para podermos processar os seus dados pessoais, precisamos de ter uma chamada base legal. Uma base legal é uma razão para processar os dados pessoais que é justificada ao abrigo do RGPD.

Quando processamos os seus dados pessoais para os fins descritos nesta Política de Privacidade, a base legal em que nos baseamos é normalmente que o processamento é necessário para o nosso interesse legítimo em poder recrutar talentos com a competência relevante para nós.

Pode contactar-nos para obter mais informações sobre a forma como esta avaliação foi efetuada. Consulte as Secções 9 e 10 abaixo para obter as nossas informações de contacto.

7. Quando é que transferimos os seus dados pessoais para fora da UE/EEE e como é que os protegemos?

Tentamos sempre processar os seus dados pessoais dentro da área da UE/EEE.

No entanto, alguns dos nossos prestadores de serviços processam os seus dados pessoais fora da UE/EEE. Também recorremos a fornecedores cuja empresa-mãe, ou a empresa-mãe de um subcontratante, está sediada fora da UE/EEE.

Quando nós, ou um dos nossos fornecedores, transferimos os seus dados pessoais para fora da UE/EEE, asseguramos que é utilizada uma salvaguarda reconhecida pelo RGPD para permitir a transferência.

8. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

Todos os indivíduos

Se processarmos os seus dados pessoais com o objetivo de podermos proteger e fazer valer os nossos direitos, conservaremos os seus dados pessoais até que a questão jurídica relevante tenha sido total e definitivamente resolvida.

Visitantes

Conservamos os seus dados pessoais durante um (1) ano por razões de segurança. Os períodos de retenção dos cookies estão definidos na nossa Política de Cookies.

Candidatos

Se for um Candidato que se Conecta (apenas), conservamos os seus dados pessoais enquanto se mantiver conectado connosco.

Para outros tipos de Candidatos, conservamos os seus dados pessoais para decidir se é um candidato adequado para a(s) vaga(s) relevante(s) na nossa empresa.

Se não for bem-sucedido no processo de recrutamento inicial, mantemos os seus dados pessoais durante o tempo necessário para considerar, e potencialmente contactá-lo, para futuras vagas de emprego relevantes.

9. Que direitos tem e como os pode exercer?

Se pretender exercer qualquer um dos direitos aqui indicados, sugerimos que:

• Visite a página Dados e Privacidade no nosso Site de Carreiras, onde disponibilizamos funcionalidades que lhe permitem exercer os seus direitos;
• Inicie sessão na sua conta connosco, onde pode utilizar as definições da conta para exercer os seus direitos; ou
• Contacte-nos diretamente para recruitment@lusodutch.com.

Direito a ser informado - Tem o direito de ser informado sobre a forma como processamos os seus dados pessoais.

Direito de acesso aos seus dados pessoais - Tem o direito de saber se processamos dados pessoais sobre si e de receber uma cópia dos dados que processamos sobre si.

Direito de acesso e de solicitar a transferência dos seus dados pessoais para outro destinatário ("portabilidade dos dados") - Pode solicitar uma cópia dos dados pessoais que lhe digam respeito e que tratamos para a execução de um contrato consigo, ou com base no seu consentimento, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura por máquina.

Direito a que os seus dados pessoais sejam eliminados ("direito a ser esquecido") - Em alguns casos, tem o direito de nos solicitar que eliminemos os seus dados pessoais.

Direito de se opor ao nosso tratamento dos seus dados pessoais - Tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais que se baseie no nosso interesse legítimo, fazendo referência às suas circunstâncias pessoais.

Direito de restringir o processamento - Se considerar que os dados pessoais que processamos sobre si são imprecisos, que o nosso processamento é ilegal ou que não precisamos da informação para um fim específico, tem o direito de solicitar que restrinjamos o processamento desses dados pessoais.

Direito de retificação - Tem o direito de solicitar que retifiquemos informações imprecisas e que completemos informações sobre si que considere incompletas.

Direito de retirar o seu consentimento - Quando processamos os seus dados pessoais com base no seu consentimento, tem o direito de retirar esse consentimento em qualquer altura.

Direito de apresentar uma queixa - Se tiver queixas sobre o nosso processamento dos seus dados pessoais, pode apresentar uma queixa à autoridade de proteção de dados em Netherlands.

10. A quem se pode dirigir para fazer comentários ou perguntas?

Se quiser entrar em contacto connosco para exercer os seus direitos, ou se tiver quaisquer perguntas, comentários ou preocupações sobre a forma como tratamos os seus dados pessoais, pode contactar-nos enviando uma mensagem de e-mail para recruitment@lusodutch.com.

11. Atualizações desta Politica de Privacidade

Atualizamos esta política de privacidade sempre que necessário - por exemplo, porque começamos a processar os seus dados pessoais de uma nova forma, porque queremos tornar a informação ainda mais clara para si, ou se for necessário fazê-lo para cumprir as leis de proteção de dados aplicáveis.

Aconselhamo-lo a verificar regularmente esta página para quaisquer alterações. Pode sempre consultar o topo desta página para ver quando é que esta política de privacidade foi atualizada pela última vez.